De uitvoering wordt vaak al bepaald voordat het ontwerp gereed is

In de planfase worden keuzes gemaakt die later moeilijk, kostbaar of bestuurlijk gevoelig te wijzigen zijn. Denk aan de globale ligging van een tracé, de beschikbare projectruimte, de aansluiting op bestaande infrastructuur, de fasering en de manier waarop een gebied tijdens de werkzaamheden bereikbaar moet blijven.

Op dat moment zijn nog niet alle gegevens compleet. Dat is op zichzelf geen probleem. Een verkenning begint nu eenmaal met onzekerheden. Het risico ontstaat wanneer een voorlopige aanname ongemerkt verandert in een ontwerpuitgangspunt.

Een strook op een kaart wordt dan beschouwd als beschikbare ruimte. Een bestaande kabel wordt overgenomen uit geregistreerde informatie. Een kruising wordt technisch haalbaar geacht. Een vergunning wordt ingepland op basis van een verwachte doorlooptijd. Iedere afzonderlijke keuze kan verdedigbaar lijken.

Bij elkaar vormen deze keuzes echter de basis voor planning, raming, contractering en bestuurlijke besluitvorming. Als later blijkt dat een van de aannames niet klopt, raakt dat zelden slechts één discipline.

Dat klinkt logisch. Toch gebeurt het in projecten regelmatig dat informatie wordt overgenomen zonder dat nog zichtbaar is waar zij vandaan komt, hoe actueel zij is en welke onzekerheidsmarge erbij hoort.

De projectorganisatie krijgt daardoor een steeds gedetailleerder beeld, terwijl de feitelijke zekerheid niet in hetzelfde tempo toeneemt. Het ontwerp wordt verder uitgewerkt, maar het onderliggende risico blijft bestaan.

Een stakeholder is meer dan iemand die geïnformeerd moet worden

Bij stakeholdermanagement wordt vaak gedacht aan communicatie, belangen en draagvlak. Dat zijn belangrijke onderdelen, maar voor infraprojecten is die uitleg te beperkt.

Een stakeholder kan ook beschikken over informatie die rechtstreeks invloed heeft op de technische haalbaarheid, de vergunningstrategie, het beheer, de planning of de uitvoerbaarheid. Die partij hoeft niet dagelijks onderdeel te zijn van het projectteam om toch cruciale kennis te bezitten.

De beheerder weet welke assets moeilijk bereikbaar zijn. De gemeente kent toekomstige ontwikkelingen in de openbare ruimte. De netbeheerder kent beperkingen binnen het bestaande net. De aannemer ziet of materieel daadwerkelijk kan worden opgesteld. De omgevingsmanager weet waar afspraken met bewoners, bedrijven of andere projecten invloed hebben op de fasering.

Stakeholders vroeg betrekken betekent daarom niet dat iedereen overal over moet meepraten. Het betekent dat vooraf wordt bepaald welke kennis voor een besluit nodig is, wie daarover beschikt en op welk moment die kennis beschikbaar moet zijn.

Het doel is dus niet om het project zwaarder te organiseren. Het doel is om te voorkomen dat besluiten worden genomen terwijl relevante kennis buiten de projectstructuur blijft.

Iedere partij ziet een ander deel van hetzelfde projectrisico

In een complex infraproject bestaat zelden één volledig beeld van de werkelijkheid. Iedere discipline kijkt vanuit een eigen verantwoordelijkheid. Dat is geen zwakte. Juist de combinatie van die perspectieven maakt een besluit sterker.

Niemand heeft daarmee automatisch het volledige antwoord. De programmamanager kan een afhankelijkheid zien die voor de engineer minder zichtbaar is. De engineer kan een technisch conflict zien dat nog niet in de planning is verwerkt. De aannemer kan aangeven dat een oplossing maakbaar is, maar niet binnen de voorziene werkruimte.

De kwaliteit van besluitvorming ontstaat wanneer die perspectieven tijdig bij elkaar komen en worden vertaald naar heldere ontwerpuitgangspunten.

Wat er gebeurt wanneer relevante kennis te laat aansluit

Een stakeholder laat betrekken betekent niet automatisch dat een project mislukt. Veel teams zijn goed in staat om problemen op te lossen. De vraag is alleen tegen welke prijs en met welke gevolgen.

Zodra een ontwerp verder is uitgewerkt, neemt de bewegingsruimte af. Ramingen zijn vastgesteld, vergunningaanvragen zijn voorbereid, contractstukken worden opgesteld en afspraken met de omgeving zijn gemaakt. Een wijziging raakt dan meerdere processen tegelijk.

Bij ondergrondse infrastructuur zien wij onder meer de volgende gevolgen terug:

• een tracé past niet binnen de veronderstelde beschikbare ruimte;
• bestaande kabels en leidingen liggen anders dan verwacht;
• een kruising vraagt om een andere uitvoeringsmethode;
• beheer- of onderhoudsruimte blijkt onvoldoende;
• geplande werkzaamheden conflicteren met een ander project;
• vergunningvoorwaarden sluiten niet aan op het ontwerp;
• tijdelijke bereikbaarheid blijkt niet praktisch uitvoerbaar;
• de raming bevat onvoldoende ruimte voor noodzakelijke maatregelen;
• de planning moet worden aangepast omdat aanvullende verificatie alsnog nodig is.

Dit zijn geen uitzonderlijke situaties. In een drukke openbare ruimte bestaan nu eenmaal veel afhankelijkheden. Het verschil zit in het moment waarop ze zichtbaar worden.

Een raakvlak dat in de verkenning wordt ontdekt, kan onderdeel worden van de variantenafweging. Datzelfde raakvlak kan tijdens de uitvoering leiden tot stilstand, meerwerk en discussie over verantwoordelijkheden.

De Omgevingswet vraagt om vroegtijdige en aantoonbare betrokkenheid

Sinds de inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2024 heeft vroegtijdige participatie een nadrukkelijke plaats gekregen binnen besluitvorming over de fysieke leefomgeving.

Bij instrumenten zoals de omgevingsvisie, het programma, het omgevingsplan en het projectbesluit moet het bevoegd gezag aangeven hoe belanghebbenden bij de voorbereiding zijn betrokken. Bij een projectbesluit gaat dit verder dan alleen informeren.

Uiterlijk bij de start van de verkenning moet duidelijk zijn wie wordt betrokken, waarover deze partijen worden geraadpleegd, wanneer dat gebeurt en welke rol het bevoegd gezag en de initiatiefnemer hebben.

Het achterliggende principe is praktisch. Belangen, effecten, alternatieven, oplossingen en koppelkansen moeten in beeld komen op een moment waarop zij nog invloed kunnen hebben op het project.

Voor projectteams vraagt dit om meer dan een participatiekalender. Het vraagt om verbinding tussen omgevingsmanagement, techniek, projectbeheersing, vergunningen en assetmanagement.

Een stakeholdergesprek dat waardevolle technische informatie oplevert, heeft weinig effect wanneer die informatie niet wordt verwerkt in eisen, ontwerp, risico’s, planning of besluitdocumenten.

Andersom kan een technisch onderzoek onvoldoende waarde opleveren wanneer de uitkomst niet wordt besproken met de beheerder, vergunningverlener of verantwoordelijke ontwerper.

De ondergrond is geen losse discipline, maar een gezamenlijk raakvlak

Kabels en leidingen worden binnen projecten nog regelmatig behandeld als een specialistisch onderwerp dat later verder wordt uitgezocht. Daarmee wordt onderschat hoeveel projectonderdelen afhankelijk zijn van de werkelijke situatie onder de grond.

De ligging van bestaande infrastructuur kan invloed hebben op de locatiekeuze, het ruimtebeslag, de technische oplossing, de bouwmethode, de veiligheidsaanpak, de vergunningstrategie, de planning en de kosten.

Een afwijking in de ondergrond raakt daardoor verschillende stakeholders tegelijk:

• de engineer moet het ontwerp aanpassen;
• de assetmanager moet de gevolgen voor bestaande assets beoordelen;
• de projectmanager moet tijd en geld bijsturen;
• de omgevingsmanager moet afspraken en hinder opnieuw bekijken;
• de vergunningverlener moet mogelijk een wijziging beoordelen;
• de aannemer moet de uitvoeringsmethode aanpassen;
• de programmamanager moet eventuele gevolgen voor andere projecten meenemen.

Een KLIC-melding blijft daarbij een onmisbaar vertrekpunt. Zij geeft inzicht in geregistreerde kabels en leidingen, maar niet automatisch in alle details die voor een kritieke ontwerpkeuze nodig zijn.

De professionele afweging is daarom niet of ieder deel van een projectgebied volledig moet worden onderzocht. De afweging is waar onzekerheid voldoende impact heeft om aanvullende verificatie te rechtvaardigen.

Dat kan bestaan uit dossieronderzoek, een Infrascan, het combineren van beschikbare gegevens, lokaliseren of het uitvoeren van gerichte proefsleuven.

Niet iedere stakeholder hoeft op ieder moment aan tafel te zitten

Vroegtijdige betrokkenheid wordt soms uitgelegd als het direct samenbrengen van alle denkbare partijen. Dat is niet noodzakelijk en kan het proces juist vertragen.

De kern is dat betrokkenheid wordt gekoppeld aan de besluiten die in een bepaalde fase worden voorbereid. Een stakeholder moet aansluiten voordat zijn of haar kennis nodig is, niet pas nadat het besluit is genomen.

Deze indeling is geen vast protocol. Een project met beperkte complexiteit vraagt om een andere organisatie dan een gebiedsontwikkeling met meerdere netbeheerders, faseringen en bestuurlijke belangen.

Het helpt wel om per fase drie eenvoudige vragen te stellen:

1. Welk besluit bereiden we voor?
2. Welke informatie is nodig om dat besluit verantwoord te nemen?
3. Wie beschikt over die informatie of wordt door het besluit geraakt?

Een werkbare aanpak voor vroegtijdige betrokkenheid

Een goede aanpak hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het vraagt vooral om discipline bij het vastleggen van aannames, raakvlakken en besluitmomenten.

1. Begin bij het besluit, niet bij de deelnemerslijst.
   Benoem eerst welke keuze moet worden gemaakt. Bepaal daarna welke kennis en belangen voor die keuze relevant zijn.
2. Maak onderscheid tussen feiten en aannames.
   Leg vast welke informatie is gemeten, bevestigd of formeel vastgesteld en welke informatie nog is gebaseerd op registratie, verwachting of ervaring.
3. Breng de gevolgen van afwijkingen in beeld.
   Niet iedere onzekerheid vraagt om aanvullend onderzoek. Prioriteer locaties en onderwerpen waarbij een afwijking grote gevolgen kan hebben voor veiligheid, ontwerp, tijd, geld of vergunningen.
4. Koppel stakeholders aan concrete raakvlakken.
   Leg vast wie eigenaar is van informatie, wie een besluit neemt, wie advies geeft en wie de gevolgen van een keuze moet beheren.
5. Organiseer gerichte technische gesprekken.
   Gebruik geen algemene sessie wanneer een concreet ontwerpvraagstuk moet worden opgelost. Zorg dat tekeningen, gegevens, uitgangspunten en onzekerheden vooraf beschikbaar zijn.
6. Verifieer kritieke uitgangspunten op tijd.
   Zet bureauonderzoek, Infrascan, lokaliseren of proefsleuven in wanneer een aanname bepalend is voor een ontwerp- of investeringsbesluit.
7. Verwerk uitkomsten in het project.
   Een onderzoek of stakeholdergesprek is pas afgerond wanneer de uitkomst is vertaald naar eisen, ontwerp, planning, raming, risico’s en verantwoordelijkheden.
8. Herijk bij iedere faseovergang.
   Controleer bij overgang naar een volgende fase of de stakeholderanalyse, raakvlakken en informatiebehoefte nog actueel zijn.

Hiermee wordt stakeholdermanagement onderdeel van het besluitvormingsproces. Het blijft niet beperkt tot een overzicht van betrokken partijen of een verslag van gevoerde gesprekken.

Vroeg onderzoeken betekent niet dat alles vooraf bekend moet zijn

Bij complexe projecten is volledige zekerheid onhaalbaar. Een projectteam moet besluiten kunnen nemen terwijl nog informatie ontbreekt. Dat hoort bij projectontwikkeling.

Het doel van vroegtijdige betrokkenheid en verificatie is daarom niet om alle onzekerheid weg te nemen. Het doel is om te voorkomen dat een belangrijke onzekerheid wordt behandeld alsof zij niet bestaat.

Sommige risico’s kunnen worden geaccepteerd. Andere kunnen met ontwerpmaatregelen worden verkleind. Weer andere vragen om aanvullend onderzoek voordat een besluit verantwoord kan worden genomen.

Die afweging moet bewust plaatsvinden. Een project dat een risico accepteert, staat sterker dan een project dat het risico pas ontdekt nadat de uitvoering is gestart.

Waar Syntax in de plan- en ontwerpfase waarde toevoegt

Syntax InfraMediairs werkt sinds 2010 met kabels, leidingen en ondergrondse infrastructuur. Onze rol begint bij voorkeur voordat een ontwerp volledig is vastgelegd.

In de plan- en ontwerpfase helpen wij projectteams om beschikbare informatie te beoordelen, onzekerheden zichtbaar te maken en kritieke locaties gericht te onderzoeken.

Daarbij gaat het niet om zoveel mogelijk onderzoek uitvoeren. De vraag is waar aanvullende zekerheid daadwerkelijk invloed heeft op een ontwerpkeuze, planning, raming of besluit.

Onze bijdrage kan onder meer bestaan uit:

• het beoordelen en combineren van beschikbare kabel- en leidinginformatie;
• het herkennen van ontbrekende, tegenstrijdige of verouderde gegevens;
• het identificeren van kritieke raakvlakken in een tracé of projectgebied;
• het ondersteunen bij een Infrascan in de initiatief- of verkenningsfase;
• het adviseren over locaties waar lokaliseren meerwaarde heeft;
• het voorbereiden en uitvoeren van gerichte proefsleuven;
• het vertalen van veldinformatie naar bruikbare input voor ontwerpers en projectteams;
• het ondersteunen van overleg tussen opdrachtgever, beheerder, engineer en uitvoerende partijen.

Daarmee positioneren wij ondergrondonderzoek niet als een losse activiteit vlak voor de uitvoering, maar als een gerichte beheersmaatregel binnen het project.